تسجيل العمليات المالية ( Recording Financial Transaction )

تسجيل العمليات المالية   ( Recording Financial Transaction  )

ييتم التسجيل في  دفتر القيود اليومية The Journal   حسب تسلسلها الزمني موضحاً فيها التغيرات التي تطراأ على الجانين الدائن والمدين للحسابات بدفتر الأستاذ ، وتتضمن هذه اليومية تفسيراً موجزاً عن كل عملية ، فدفتر قيود اليومية يوضح كل المعلومات عن العملية المعينة في مكان واحد ويوفر أيضاً شرحاً لهذه العملية ، ففي اليومية تسجل العملية بكامل طرفيها المدين والدائن ولهذا دفتر اليومية سجل يفصح عن الحقائق الكاملة عن العمليات المعينة في قيد واحد ، وكذلك يوفر سجلاً زمنياً لكل أحدث  الوحدة الإقتصادية .

ويطلق تعبير القد المزدوج Double Entry   على طريقة تسجيل العملية الالية بتحليلها إلى طرفين ،  الطرف المدين والطرف الدان / وهذين الطرفين يتم التعبير عن بالقيد المحاسبي ويستخدم مفهوم المعادلة المحاسبية في تحليل العملية المالية غلى الطرف المدين والطرف الدائن وذلك بالربط بين أثر العمليات المالية على قامة المركز المالي وبين مفهوم المدين والدائن

حيث أن المعادلة المحاسبية : -

                            الأصول = الخصوم +حقوق الملكية

تعني المعادلة أن طبيعة حسابات الأصول التي تظهر على الجانب الأيمن من المعادلة تختلف عن طبيعة  حسابات الخصوم ( الإلتزامات ) وقحقوق الملكية  التي تظهر في الجانب الأيسر من المعادلة ، فينظر إلى الأصول على طبيعتها مدينة وأرصدتها مدينة أيضاً ، وحسابات الخصوم وحقوق الملكية على طبيعتها دانة وأرصدتها دائنة أيضاً .

بإسخدام قاعدة إعداد القيد المزدوج يتم تحديد الطرف الدائن والمدين وهذه القاعدة هي : -

 - الأصول والمصروفات في حالة زيادة    تسجل   ( مدينة )

- الأصول والمصروفات في حالة نقصان      تسجل   ( دائنة )

- الخصوم وحقوق النملكية والإيرادات في حالة الزيادة        تسجل ( دائنة )

- الخصوم وحقوق النملكية والإيرادات في حالة النقصان      تسجل ( مدينة )

القيد البسيط Simple Entry 

هو القيد الذي يتكون من حسابين فقط ، أحدهما  في الطرف المدين والأخر في الطرف الدائن ، أو بمعنى أخر هو القيد الذي يكون في كل طرفة المدين وطرفة الدائن حساباً واداً فقط ونوضح ذلك من خلال عرض تسطيرة دفتر قيود اليومية .

المبلغ		اليان	رقم القيد	رقم السند	رقم صفحة الإستاذ	التاريخ
المدين	الدائن
xxxx		حـ / الطرف المدين	x	xx	x	xxxxxx
	xxxx	حـ / الطرف الدائن
		شرح القيد

القيد المركب Compound entry   

هو القيد الذي يكون أحد طرفية ( المدين والدائن ) أو كلاهما مكون من اكثر من حساب واحد ، وبغض النظر عن عدد الحسابات التي تظهر في القيد المركب ، فإن مجموع المبالغ المدينة يجب أن يساوي دائماً محموع المبالغ الدائنة ، لتوضيح القيد المركب نورد المثال التوضيحي التالي : -

في 6-6-2006  أشترت المنشأة سيارات بمبلغ 30,000 من شركة وائل ، وسددت نصف المبلغ نقداً والباقي على الحساب

نلاحظ في هذه العملية أ، السيارات أصل قد زاد بمقدار 30,000 وبالتالي جعل مديناً بهذا المبلغ ، أما الطرف الدان للعملية فيتكون من حسابين هما الصندوق والدائنون ، الصندوق عبارة عن اصل في حالة نقصان يجعل دائن بميلغ 15,000 والدائنون خصم في حالة زيادة يجعل دائناً بمقدار 15,000  وبالتالي يكون قيد اليومية لهذه العملية

المبلغ		اليان	رقم القيد	رقم السند	رقم صفحة الإستاذ	التاريخ
المدين	الدائن
30,000		حـ / السيارات	12	88	9	6-6
	15,000	حـ / الصندوق
	15,000	حـ / الدائنين ( وائل )
		شراء سيارات نقداً وعلى الحساب

فيما يلي مجموعة من الأمثلة على تطبيق نظام القيد المزدوج لإثبات العمليات المالية بدفتر اليود اليومية :

مثال رقم 1

في 1-1  بدأ فيصل أعمالة التجارية برأس مال وقدة 50,000 ، وتم إيداع المبيلغ بصندوق المنشأة .

هذه الجملة عبارة عن عملية مالية أثرت على طرفين ، الطرف الأول الصندوق  عنصر من عناصر الأصول وهي في حالة زيادة وحسب القاعدة تسجل مدينة  وهو الطرف المدين

الطرف الثاني رأس المال فهو في حالة زيادة وحسب القاعدة تسجل دائنة ، بذلك الطرف الدائن . والأن يمكننا تسجيل العملية بدفتر القيود اليومية :

المبلغ		اليان	رقم القيد	رقم السند	رقم صفحة الإستاذ	التاريخ
المدين	الدائن
50,000		حـ/ الصندوق  (البنك )	1			1-1
	50,000	حـ / رأس المال
		إثبات بداية العمل التجاري

فعملية التسجيل مرات بالمراحل التالية :

1-     تحديد العناصر التي تأثرت بالعملية المالية

2-     تحديد نوعية هذه العناصر

3-     تحديد حالة الزيادة والنقصان

4-    تطبيقلاقاعدة ومن ثم إعداد القيد وتسجيلة بدفتر القيود اليومية

مثال رقم 2

 في 3-1 إشترت المنشأة أثاث بمبلغ 1000 نقداً

هذه الجملة عبارة عن عملية مالية أثرت على طرفين ، الطرف الأول الأثاث من الأصول فهو في حالة زيادة وحسب القاعدة تسجل مدينة بذلك حددنا الطرف المدين .

الطرف الثاني الصندوق عنصر من عناصر الأصول وهو في حالة نقصان وحسب القاعدة تسجل دائنة وهو الطرف الدائن . والأن يمكننا تسجيل العملية بدفتر القيود اليومية

المبلغ		اليان	رقم القيد	رقم السند	رقم صفحة الإستاذ	التاريخ
المدين	الدائن
1000		حـ/ الأثاث	2			1-3
	1000	حـ/ الصندوق  (البنك )
		شراء أثاث نقداً

مثال رقم 3

في 5-1  أشترت المنشأة الآت بمبلغ 3000 من منشأة جهاد  على الحساب ( باالأجل )

العملية مالية أثرت على طرفين الطرف الأول الآلات من الأصول فهي في حالة زيادة وحسب القاعدة تسجل مدينة وبذلك حددنا الطرف المدين .

الطرف الثاني الدائنين – منشأة جهاد عنصر من عناصر الخصوم  وهي في حالة زيادة وحسب القاعدة تسجل دائنة وهو الطرف الدائن ، والأن يمكننا تسجيل العملية بدفتر قيود اليومية

المبلغ		اليان	رقم القيد	رقم السند	رقم صفحة الإستاذ	التاريخ
المدين	الدائن
3000		حـ/ الآلات	3			1-5
	3000	حـ/ الدائنين منشأة جهاد
		شراء الآلات على الحساب

مثال رقم 4

في 7-1 سددت المنشأة رواتب الموظفين مبلغ 4000 وفاتورة الكهرباء 200 بشيك

العملية المالية أثرت على طرفين ، الطرف الأول الرواتب ومصروفات الكهرباء من المصروفات فهي في حالة زيادة وحسب القاعدة تسجل مدينة بذلك حددنا الطرف المدين .

الطرف الثاني البنك عنصر من عناصر الأصول وهو في حالة نقصان وحسب القاعدة تسجل دائنة وهو الطرف الدائن والأن يمكننا تسجيل العملية بدفتر القيود اليومية .

المبلغ		اليان	رقم القيد	رقم السند	رقم صفحة الإستاذ	التاريخ
المدين	الدائن
4000		حـ/ الرواتب	4			1-7
200		حـ/ فاتورة كهرباء
	4200	حـ/ البنك
		سداد مصروفات مختلفة بشيك

.....................................................................................................................